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Die maximale Größe je Postfach ist in Ihrem Webhosting Vertrag festgelegt. Sollten Sie den Grenzwert erreichen, müssen Sie die Anzahl der E-Mails, die auf dem Mailserver gespeichert werden, verringern. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Anpassen des Abrufverhaltens (nur POP3)
  2. E-Mails löschen
  3. E-Mails archivieren

1. Anpassen des Abrufverhaltens (nur POP3)

Stellen Sie Ihr Mailprogranmm so ein, dass E-Mails nach Abruf, nach X Tagen vom Mailserver gelöscht werden. Zusätzlich können Sie festlegen, dass E-Mails, die Sie lokal löschen, direkt vom Mailserver gelöscht werden.

In Microsoft Outlook gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen (DATEI / KONTOEINSTELLUNGEN / Konto markieren / ÄNDERN)
  2. Im neuen Fenster klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN rechts unten
  3. Im neuen Fenster klicken Sie auf den Tab ERWEITERT
  4. Passen Sie unter "Übermittlung" die Einstellungen an, indem Sie bspw. die E-Mails bereits nach 7, statt nach 14 Tagen löschen

2. Löschen von E-Mails

E-Mail Clients legen E-Mails die Sie gelöscht haben, zunächst in einem Ordner "Gelöschten Elemente" (o.ä.) ab. Leeren Sie diesen Ordner regelmässig.

3. E-Mails archivieren

Archivieren Sie Ihre E-Mails so, dass Sie Ihnen lokal noch zu Verfügung stehen, aber nicht mehr auf dem Mailserver liegen.Wie empfehlen wo möglich eine Autoarchivierung.

Anleitung für Microsoft Outlook

Anleitung für Apple Mail

Rechtssichere Archivierung

Alternativ können Sie die von uns optional angebotene, rechtssichere E-Mail-Archivierung nutzen:

  • 10 jährige Aufbewahrungszeit
  • Unbegrenzte Datenmenge
  • Archivierung ein- und ausgehender, sowie interner E-Mails (Journalfunktion)

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot.


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